Business Analysis – Wat wil het bedrijf nu eigenlijk?

In mijn vorige blogpost ben ik ingegaan op het verschil tussen de business-analist en de informatieanalist. Hierbij lag het accent van de business-analist in het begin van de ‘keten van verandering’, waarbij nog duidelijk gemaakt moet worden wat er precies moet veranderen binnen een organisatie of een bedrijfsproces.

Business-analisten worden meestal gevraagd om een bepaald bedrijfsprobleem te onderzoeken, waar verbetering nodig is. In dit tweede deel van mijn ‘BIA bootcamp’ reeks ga ik in op het analyseren van de behoefte van een organisatie.

Reikwijdte van de analyse.

Binnen de rol van business-analist zijn de analyse werkzaamheden onder te verdelen in de volgende drie aandachtsgebieden: Strategie analyse en definitie, Business analyse, en Informatieanalyse.

In de dagelijkse praktijk zie ik vaak een overlap tussen deze gebieden. Zo zullen consultants die zich met strategie analyse van een organisatie bezig houden vaak ook te maken hebben met het herontwerpen van bedrijfsprocessen (business analyse), om zo hun strategie tot uitvoering te brengen. Daarentegen heeft informatieanalyse weer een goede context vanuit de bedrijfsvoering nodig, om zo alleen de juiste en relevante zaken mee te nemen.

Vooraf eerst plannen.

Voordat begonnen kan worden met de uitvoering van het analysewerk, is het verstandig om eerst een planning te maken. Zo kan de te gebruiken aanpak (plan-driven of change-driven) worden gekozen, kan er een stakeholderanalyse gemaakt worden en kunnen de relevante analyseactiviteiten – met hun bijbehorende tijdsinschatting – worden geselecteerd.

De planning moet daarnaast ook afgestemd zijn op de regels binnen de organisatie en eventuele bijzonderheden die het vraagstuk met zich mee brengt.

Het daadwerkelijke analysewerk.

Het analyseren van de organisatie – door het IIBA ook wel ‘Enterprise Analysis’ genoemd – is het daadwerkelijke werk om de wens/probleem/kans (ook wel: de behoefte) van een organisatie boven water te halen. De business-analist bedenkt ook oplossingen voor deze behoeftes en zorgt voor een financiële rechtvaardiging hiervan.

In de praktijk zie ik bij de probleemsituaties vaak dat organisaties op basis van rapportages en KPI’s bepaalde knelpunten ontdekken in hun processen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een lage klanttevredenheid bij een nutsbedrijf of een slechte benutting van productiemiddelen in een fabriek.

Veel organisaties nemen meteen maatregelen om het probleem op te lossen, zonder goed naar de oorzaken te kijken. Als business-analist is het daarom belangrijk om aannames kritisch te toetsen. In alle gevallen moet uiteindelijk het echte probleem worden geïdentificeerd – de vraag achter de vraag – en alle alternatieve oplossingsrichtingen worden overwogen.

Wanneer duidelijk is wat de echte behoefte van een organisatie is, kan worden gekeken naar de mogelijkheden die er nu wel zijn en welke nog niet (ook wel de ‘Capability Gaps’ genoemd) om deze behoefte te kunnen vervullen. Hiermee kan een afbakening van de gewenste verandering worden gemaakt en kunnen oplossingen worden bedacht. Deze kunnen dan worden opgenomen in de business-case, zodat er ook financiële rechtvaardiging is. Dit alles moet uiteindelijk ook nog eens ‘verkocht’ worden aan de belangrijkste stakeholders.

Handige hulpmiddelen.

Hoewel er veel verschillende methodes en technieken zijn om een behoefteanalyse uit te voeren, wil ik enkele handige technieken en hulpmiddelen die ik veel gebruik met jullie delen.

  • Brainstorming en focusgroepen
  • Functionele decompositie (de doel-middelen hiërarchie)
  • Root cause analyse
  • Benchmarking:
    • Waardeketenanalyse (Porter)
    • 5-krachten model (Porter)
    • SWOT-analyse
  • Prestatie indicatoren (KPI’s) en de Balance-score card

Op een later moment zal ik in mijn ‘BIA Bootcamp’ blogreeks verder stil staan bij de verschillende methoden en technieken die business-analisten en informatieanalisten gebruiken.

Het uitgangspunt.

Het uitgangspunt van de hele exercitie is een inventarisatie van de behoefte van een organisatie – de eisen en wensen op hoog niveau. Dit formuleert men meestal formeel in vorm van ‘Business Requirements’. Daarnaast willen we ook een haalbare oplossingsrichting hebben.

Met de business requirements en oplossingsrichting in handen, kan de business-analist of informatieanalist aan de slag gaan met een van zijn meest belangrijkste werkzaamheden – het uitvoeren van een Requirements Analyse.

Share on LinkedIn10Tweet about this on TwitterEmail this to someoneShare on Google+0Share on Facebook4

Geen reacties

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a comment

WordPress Themes